スポ少の遠征費用や宿泊などの段取りの仕方とは?

子供がスポーツの習い事をしていたり、スポーツ少年団に入っていると、大会や試合に参加したりします。

近場なら問題ないのですが、遠くの場所の大会などに参加する場合は、どうしても宿泊が必要になります。

そんなとき、各自バラバラで宿泊して大会当日現地に集合というところもあるかもしれませんが、多くの場合はチームなどの集団で移動して宿泊するという形になるでしょう。

そのため誰かが、

  • 車出しの段取り
  • 宿泊の段取り
  • 食事の段取り
  • お金のやり取り

などをすることになります。

はじめての場合は、どうやっていいのかわからないことばかりで大変ですが、何度かやってしまえば、意外とできるものです。

私も何度かやってきましたので、初めての方のために体験して気がついたことなどを紹介いたします。

スポーツ少年団遠征の前日までに必要なもの

ホテルの予約

遠征の前日までにやっておくことを紹介いたします。

宿泊がある遠征で、できるだけ早くやっておきたいのがホテルの予約です。

大会の日は決まっているので、その前日は多くのチームがその周辺に宿泊することになります。

予約が遅くなると、ホテルはドンドン少なくなり、ホテルの場所も会場から遠い場所や、悪いホテルになることもあります。

そのため大会の日が決まったら出来るだけ早く予約をしておきましょう。

ホテルのことは、いろいろと段取りがあるので、下の方へ書いております。

遠征費用の事前徴収

ホテルの段取りができたら、だいたい必要な費用をチェックします。

過去の記録を見たり、必要になりそうな費用を予想して、合計額を出します。

このときは、子供の分のみの計算です。

保護者の分は、食事や宿泊のときにその都度各自で払ってもらうほうが、計算がしやすくミスが少ないので、それができる団体はそのようにしてもらったほうがいいでしょう。

大体の費用がわかったら子供の人数で割って、1人あたりの大体の費用を出します。

それがわかったら、子供の人数分のお金を親から徴収します。

その時、余裕を持った金額で集金しておきます。

なにか急に出費が必要になることもあるので、そのときに、また親からお金を徴収するのは面倒です。

そのため、余裕を持った金額を徴収しておきましょう。

大会当日のお弁当

大会当日に、お弁当が必要な場合は、会場近くのお弁当屋さんをチェックして、選手の分と親の分が必要であれば予約注文しておきます。

そのとき配達ができるかどうかを確認して、できるだけ配達できるお弁当屋さんにお願いしましょう。

取りに行っていたら子供の試合が見れなくなってしまいます。

ほっともっとなどの大手のお弁当屋さんも配達をしていますので、そのようなところなら安心でしょう。

また、お弁当のゴミを回収してくれるお弁当屋さんもありますので、それもお願いしてみましょう。

やはり残飯やゴミを持って帰るのは、車の中が汚れたりニオイがしたりします。

できるだけ持って帰ってもらいましょう。

もし、できないようでしたら、ゴミ袋を用意するのを忘れないようにします。

車出しの段取り

移動に車を使うのであれば、車を出してくれる親の段取りも必要です。

できるだけ大人数乗れる車を持っている人にお願いします。

車が決まったら、子供がどの車に乗るかを段取りします。

上級生が下級生を見れるようにしたり、男の子と女の子を分けるなどして段取りします。

スポーツドリンクや必要な道具などがあれば、購入したり準備したりしておきます。

スポ少の遠征先での宿泊の段取り

ホテルの予約は出来るだけ早く

最初の方に書いたように、大会や試合の日が分かり次第すぐに予約ホテルの予約を入れます。

これは非常に重要で、田舎などのホテルが少ない地域だと、なかなかホテルが取れなくて大変な思いをすることになります。

できるだけ早く予約をとるようにしましょう。

ホテルには宿泊日と人数を伝える必要があります。

監督さんに選手の参加人数を確認します

親の宿泊は仕事の関係で、日が近くならないとわからないことがありますので、過去の記録などを見て概算人数で予定を立てます。

宿泊先は、過去に使ったところで問題がないのであれば、そこを使うのが無難でしょう。

もしそのようなところがなかったり、新しく宿泊先を決めるのであれば、楽天トラベルなどのホテルのポータルサイトなどで確認します。

【日本最大級】楽天トラベル

地域を指定して安い順に並べ替えます。

安いところはカプセルホテルなどが出ることもありますので、そこは除外します。

出発までの時間に余裕ができますので、できるだけ会場に近いほうがいいでしょう。

スポーツ少年団の人数が多いところは、客室数の多いところのほうが、予約が取りやすいでしょう。

またこのような機会がないと、子供たちが一緒に寝泊まりすることがありません。

できるだけ大人数で1つの部屋に泊まれるように、和室があるホテルを選ぶのも一つの方法です。

男の子と女の子は別の部屋にします。

また、車で移動する場合は、駐車場があるかどうか?必要台数駐められるかどうか?も確認しておきます。

保護者の部屋は人数が確定していなくても、少し多めに予約を入れておきます。

シングルとツインを多めにとって、できるだけ早めに人数を決定して、部屋を調整してホテルへ伝えましょう。

ホテルとのやり取りは、電話では言った言わないのトラブルとなりますので、できるだけメールやFAXを使うようにします。

宿泊先での夕食と朝食の段取り

人数が決まったら、夕食がホテルで食べられるかどうかを確認します。

ホテルで夕食が食べられれば移動がありませんし、宿泊料と一緒に支払いもできますので、トラブルがなく安心です。

もし夕食代が高かったり、食べられないというのであれば、団体で食べられる周辺のお店を確認しておきます。

予約が入れられるのであれば、予約を入れておきます。

子どもは好き嫌いがあるので、バイキンがベターだと思います。

また、バイキングは定額のところが多いので経費計算も楽です。

ホテルでの朝食の時間も確認しておきます。

ホテルの朝食時間は決まっていますので、出発時間が早い場合はホテルで朝食が取れません。

その場合は、前もってパンや飲み物などを購入して準備しておきます。

いろいろと大変ですが、早めに段取りしておくことで、ミスを防げますので、ホテルの予約は最優先でしておきましょう。

スポ少遠征当日

宿泊先までの流れ

出発の日は、道具やスポーツドリンクなどの必要なものを忘れてないかチェックします。

集合時間より前に集合場所に行き、余裕を持った行動をします。

車の配車は事前に渡しておき、出発までの流れをスムーズにしましょう。

また車出しをしてもらう車は、ガソリンを満タンにしてから来てもらいましょう。

休憩場所を決めておき、そこでトイレ休憩などをして、全員が順調にきているか人数チェックもしておきます。

昼食が必要な場合は、団体で入れて時間のかからないところを決めておきます。

バイキングなどの定額ならいいのですが、そうでない場合は計算が大変になるので、このときだけ、子ども各自でお金を持ってきてもらって払ってもらうのも、いい方法です。

サービスエリアや、予約が入れられるところがおすすめです。

ここでも人数チェックをして、それから出発するようにしましょう。

ホテルでの流れ

ホテルに付いたら、子供のチェックインをして、お金の支払いができるなら済ませておきます。

このとき領収書を忘れないようにしましょう。

夕食が終わって子供たちが部屋に戻ったら、他のお客様の迷惑にならないように、見回りをしましょう。

あまりにもひどいと、次の年から断られることもあるかもしれません。

しっかりと注意しておきましょう。

朝食のときに、人数をチェックします。

起きていない子がいたら、部屋を確認して電話などして起こします。

朝食が終わったら、荷物を持って集合させて、人数チェックして、ホテルにお礼をして出発します。

大会が終わったら

大会終わって帰ったら、車出しの人にガソリンを満タンにしてもらって、レシートもらいます。

領収書やレシートを整理し経費計算をして、間違いがなければ収支報告書を作ります。

余ったお金を子供の人数で割って、子供の人数分保護者へ返します。

いろいろと書きましたが、何人かで協力してやると、意外と簡単です。

初めてだと大変に思うかもしれませんが、このように目に見える形にしておくと、意外とやることは少ないものです。

ぜひ参考にしてみてくださいね。


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